كانبان: التعريف، والطريقة، والمبادئ، والمبادئ، والأمثلة، ولوحة كانبان

في عالم الأعمال المتغير باستمرار، حيث المرونة والكفاءة أمران حاسمان، تقدم طريقة كانبان طريقة مجربة لتحسين إجراءات العمل وجعلها شفافة. في هذه المقالة، سوف نلقي نظرة متعمقة على كانبان - بدءًا من تعريفه الأساسي إلى مبادئه الأساسية وأمثلة تطبيقية ملموسة وكيفية عمل لوحة كانبان.

تعرّف كيف يساعد كانبان الفرق والمؤسسات على التكيف مع المتطلبات المتغيرة وتقليل الهدر وزيادة القيمة المقدمة للعملاء.

المحتوى

• ما هو كانبان؟
• كيف يعمل كانبان؟
• ما هي مبادئ كانبان؟
• ما هي لوحات كانبان وكيف يتم استخدامها؟
• ما هي بطاقات كانبان؟
• مزايا كانبان مقارنة بأساليب إدارة المشاريع الرشيقة الأخرى
• كانبان مقابل سكرم: أوجه التشابه والاختلاف
• أين يتم استخدام كانبان؟ تطبيق كانبان وأمثلة على ذلك
• كيف تدعم BeeWaTec طريقة كانبان
• الخاتمة والتوقعات

ما هو كانبان / ما هي طريقة كانبان؟ (التعريف)

كانبان هي طريقة لتنظيم العمل حيث يتم عادةً تصور المهام على لوحة كانبان (مادية أو رقمية) مع أعمدة مختلفة لتتبع التقدم المحرز. تنتقل المهام من عمود إلى آخر أثناء معالجتها. ما يجعل كانبان مميزًا هو أن المهام لا تبدأ إلا عندما تسمح السعة والطلب، بدلاً من البدء بها جميعًا مرة واحدة. وهذا يساعد على تجنب الاختناقات، ويجعل عملية العمل شفافة، ويزيد من الإنتاجية ويقلل من المهل الزمنية. كانبان طريقة مرنة يمكن استخدامها في مجالات تطبيق مختلفة لتحسين سير العمل.

كيف يعمل كانبان/ نظام كانبان؟

يعمل كانبان بطريقة بسيطة وفعالة للغاية. يعتمد نظام كانبان عادةً على لوحة مرئية تُعرض عليها المهام وخطوات العمل. وهو يعمل على النحو التالي:

• لوحة كانبان: قلب نظام كانبان هو لوحة بها أعمدة تعكس تقدم العمل. الأعمدة النموذجية هي "ما يجب القيام به" و"قيد التنفيذ" و"تم". يمكن أن تكون هذه اللوحة إما معلقة فعليًا على الحائط أو موجودة رقميًا في تطبيق برمجي.

• المهام كبطاقات: يتم تمثيل العمل على شكل بطاقات أو قصاصات من الورق. تمثل كل بطاقة مهمة أو خطوة من العمل. توضع هذه البطاقات على لوحة كانبان.

• حركة البطاقات: تنتقل البطاقات من عمود إلى آخر لتعكس حالة المهام. على سبيل المثال، عند بدء مهمة ما، تنتقل البطاقة من عمود المهام إلى عمود قيد التنفيذ. عند اكتمال المهمة، تنتقل البطاقة إلى عمود "تم".

• تحديد العمل: من القواعد المهمة في كانبان تحديد العمل في الأعمدة. وهذا يعني أن كل عمود يمكن أن يحتوي على عدد أقصى من البطاقات. يساعد ذلك على منع الاختناقات والحمل الزائد، حيث لا يمكن بدء المهام الجديدة إلا إذا كان هناك مكان لها في عمود "قيد العمل".

• نظام السحب: المبدأ الأساسي لنظام كانبان هو نظام السحب. وهذا يعني أن المهام لا تبدأ إلا عندما تسمح السعة والطلب بذلك. وبالتالي، يتم إنشاء تدفق طبيعي للمواد حيث يتم سحب المهام بدلاً من دفعها.

• التحكم البصري: من خلال تصور عملية العمل على لوحة كانبان، يكون لدى جميع أعضاء الفريق فكرة واضحة عما يحدث، والمهام التي هي قيد التنفيذ والمهام التي تم الانتهاء منها. وهذا يعزز الشفافية داخل الفريق.

• التحسين: يشجع نظام كانبان الفرق على المراجعة المستمرة لعملية العمل وتحسينها. عند حدوث اختناقات أو مشاكل، يمكن تحديدها وإصلاحها لتحسين تدفق العمل.

بشكل عام، يتيح نظام كانبان طريقة عمل فعالة وشفافة، حيث تتم معالجة المهام وفقًا للحاجة والقدرة، ويتم تجنب الاختناقات والتركيز على التحسين المستمر لعملية العمل. إنها طريقة مرنة تُستخدم بنجاح في العديد من الصناعات والفرق.

ما هي مبادئ كانبان؟

يعتمد كانبان على مجموعة من المبادئ والقواعد التي تساعد على تحسين سير العمل وزيادة الكفاءة. فيما يلي أهم مبادئ كانبان:

• التصور: أحد المبادئ الرئيسية في كانبان هو تصور عملية العمل. وغالبًا ما يتم تحقيق ذلك من خلال لوحة كانبان التي يتم عرض المهام وخطوات العمل عليها في أعمدة. يسمح التصور للفريق برؤية حالة العمل في لمحة سريعة.

• حد العمل قيد التنفيذ (WIP): لكل عمود في لوحة كانبان حد أقصى لعدد المهام أو البطاقات التي يمكن أن يحملها في وقت واحد. يساعد ذلك على منع الاختناقات والتركيز على إكمال المهام قبل البدء في مهام جديدة.

• نظام السحب: يتبع كانبان نظام السحب، حيث لا تبدأ المهام إلا عندما تسمح السعة والطلب بذلك. وبالتالي يتم سحب المهام بناءً على الطلب بدلاً من دفعها إليها.

• قواعد عملية واضحة: يجب تحديد قواعد واضحة لعملية العمل بحيث يفهم كل فرد في الفريق كيفية التعامل مع المهام والخطوات المطلوبة. تعزز هذه القواعد الشفافية والاتساق.

• التركيز على تدفق العمل: يركز كانبان على تحسين تدفق العمل وتقليل الاختناقات. ويتم ذلك من خلال المراجعة المستمرة للعمل وتعديله ليسير بسلاسة.

• التحسين المستمر: أحد المبادئ المهمة في كانبان هو التحسين المستمر. يجب على الفريق تحليل عملية العمل بانتظام وتحديد نقاط الضعف واتخاذ الإجراءات اللازمة لتحسينها.

• التغذية الراجعة والتعاون: يعزز كانبان التواصل والتعاون داخل الفريق. تساعد التغذية الراجعة المنتظمة وتبادل المعلومات على تحسين عملية العمل وتجنب الاختناقات.

• اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs): في بعض أنظمة كانبان، يتم وضع اتفاقيات مستوى الخدمة لضمان إنجاز المهام ضمن أطر زمنية محددة. يساعد ذلك في تحديد أولويات معالجة المهام وتحديد الاختناقات.

تشكل هذه المبادئ الإطار الأساسي لنظام كانبان وتمكّن الفرق من جعل إجراءات العمل أكثر شفافية وكفاءة ومرونة. يمكن تخصيص كانبان لتلبية الاحتياجات والمتطلبات المحددة للفريق أو المؤسسة.

ما هي لوحة كانبان وكيف تُستخدم؟

لوحة كانبان هي أداة مرئية تُستخدم لتمثيل وتنظيم عملية العمل في نظام كانبان. وتتكون من أعمدة تمثل مراحل أو حالات مختلفة من العمل، وبطاقات تمثل المهام الفردية أو خطوات العمل.

هيكل لوحة كانبان

تتكون لوحة كانبان النموذجية من العناصر التالية:

• الأعمدة: تمثل الأعمدة الموجودة على اللوحة المراحل أو الحالات المختلفة التي تمر بها المهمة أثناء معالجتها. الأعمدة النموذجية هي "يجب القيام به" و"قيد التنفيذ" و"تم". اعتمادًا على الحاجة والعملية، يمكن إضافة أعمدة إضافية لتمثيل تدفق العمل بشكل أكثر دقة.

• البطاقات: البطاقات هي تمثيلات مرئية صغيرة للمهام أو خطوات العمل. تحتوي كل بطاقة على معلومات حول المهمة، مثل الوصف، والشخص المسؤول، وربما تاريخ الاستحقاق.

استخدام لوحة كانبان

هناك عدة خطوات لاستخدام لوحة كانبان:

• تسجيل المهام: يتم تدوين المهام الجديدة أو خطوات العمل الجديدة على البطاقات ووضعها في العمود الأول، وغالبًا ما تسمى "المهام التي يجب القيام بها". هذه هي المهام التي تنتظر العمل عليها.

• نقل البطاقات: عند بدء مهمة ما، يتم نقل البطاقة الخاصة بها إلى العمود التالي، وعادةً ما تكون "قيد التنفيذ" (من اليسار إلى اليمين). يشير هذا إلى أن العمل على هذه المهمة نشط.

• تتبع التقدم المحرز: يمكن لأعضاء الفريق تتبع تقدم العمل بسهولة من خلال موضع البطاقات على اللوحة. يمكنهم معرفة المهام قيد التقدم والمهام التي تم الانتهاء منها بالفعل.

• تحديد العمل: كل عمود على اللوحة له سعة محدودة، مما يشير إلى الحد الأقصى لعدد المهام التي يمكن أن تكون فيه في نفس الوقت. يساعد ذلك على تجنب الحمل الزائد والاختناقات.

• تحديد الأولويات: يمكن لأعضاء الفريق تعديل ترتيب المهام على اللوحة بناءً على الأولويات. يمكن نقل المهام المهمة إلى الأعلى لضمان إنجازها أولاً.

• التحديث المستمر: يتم تحديث لوحة كانبان باستمرار مع تقدم المهام. عند اكتمال مهمة ما، يتم نقل لوحتها إلى عمود "مكتمل".

يمكن تركيب لوحات كانبان فعليًا على الحائط أو إنشاؤها رقميًا في أدوات برمجية مخصصة، اعتمادًا على احتياجات الفريق وتفضيلاته.

ما هي بطاقات كانبان؟

بطاقات كانبان هي تمثيلات مرئية صغيرة للمهام أو خطوات العمل على لوحة كانبان. تمثل كل بطاقة مهمة محددة وتحتوي على معلومات مثل الوصف والشخص المسؤول وربما تاريخ الاستحقاق. يتم نقل هذه البطاقات حول لوحة كانبان لتتبع وتنظيم تقدم المهام في عملية العمل. يتم استخدامها لتصور المهام بشفافية وتزويد أعضاء الفريق بنظرة عامة واضحة عن حالة العمل.

بطاقات كانبان متعددة الاستخدامات ويمكن تكييفها بشكل مختلف في الشركات. ويعتمد تصميمها على مجال التطبيق المعني (على سبيل المثال مستوى الإدارة مقابل الإنتاج) والمستوى التكنولوجي للشركة والمعلومات ذات الصلة بالشركة. وهذا يعني أن تصميم بطاقة كانبان يمكن أن يكون فرديًا مثل عدد الأعمدة وتسميتها على لوحة كانبان.

في الإنتاج الهزيل غالبًا ما تبدو بطاقات كانبان مثل هذا المثال، مع ذكر جوانب مثل رقم السلعة واسمها وكميتها وأماكن تخزينها واستخدامها. أما بطاقات كانبان المستخدمة في إدارة المشاريع، فستتضمن بالطبع معلومات مختلفة تمامًا بدلاً من ذلك.

مزايا كانبان مقارنة بأساليب إدارة المشاريع الرشيقة الأخرى

مزايا كانبان مقارنةً بغيره من أساليب الإدارة الرشيقة للمشاريع أو الإدارة المرنة هي

• المرونة: تتيح كانبان مرونة عالية وقدرة على التكيف مع المتطلبات والأولويات المتغيرة.

• البساطة: كانبان سهل الفهم ولا يتطلب أدواراً أو مراسم معقدة.

• الكفاءة: من خلال الحد من العمل الجاري (WIP)، يتم تقليل الاختناقات إلى الحد الأدنى، مما يزيد من الكفاءة.

• الشفافية: توفر لوحة كانبان رؤية واضحة لعملية العمل وحالة المهام.

• التحسين المستمر: تعزز لوحة كانبان التحسين المستمر وتكييف إجراءات العمل.

• مناسبة للفرق المختلفة: كانبان مناسب للفرق من مختلف الأحجام والصناعات.

• تعقيد تخطيط أقل: بالمقارنة مع الأساليب الرشيقة الأخرى مثل سكروم، يتطلب كانبان جهداً أقل في التخطيط.

• التركيز على التسليم: يركز كانبان على التسليم المستمر للقيمة والنتائج.

• انقطاعات أقل في العمل: يقلل كانبان من الانقطاعات لأن المهام يتم سحبها بناءً على السعة والحاجة.

• التركيز على العملاء: يركز كانبان على احتياجات العملاء ويسمح بالتكيف السريع مع متطلباتهم.

كانبان مقابل سكروم: أوجه التشابه والاختلافات

هناك بعض أوجه التشابه والاختلاف بين كانبان وسكروم. فيما يلي ملخص موجز لأهمها:

أوجه التشابه:

• كلاهما من أساليب إدارة المشاريع الرشيقة.
• تصور عملية العمل على لوحة.
• التركيز على التحسين المستمر والتكيف.
• التركيز على احتياجات العميل.

الاختلافات:

• يستخدم سكروم فترات زمنية محددة (سباقات السرعة)، في حين أن كانبان مستمر.
• لدى سكروم أدوار واضحة (سكروم ماستر، مالك المنتج)، بينما كانبان لا يحدد أدواراً ثابتة.
• يحتوي Scrum على اجتماعات ومراسم ثابتة (تخطيط العدو، والوقوف اليومي)، بينما Kanban ليس لديه مراسم ثابتة.
• سكرم جيد للمشاريع ذات الأهداف المحددة بوضوح، بينما كانبان أكثر مرونة ومناسبة لعمليات العمل المستمر.
• يركز سكرم على العمل الجماعي، بينما كانبان يشجع المسؤولية الفردية.

بشكل عام، كلتا الطريقتين فعالتان، لكنهما أكثر ملاءمة للمواقف وسير العمل المختلفة.

أين يتم استخدام كانبان؟ تطبيق كانبان وأمثلة على ذلك

يُستخدم كانبان في مجموعة متنوعة من الصناعات ومجالات العمل لتحسين إجراءات العمل وتحسين سير العمل. فيما يلي بعض الأمثلة على تطبيق كانبان:

• تطوير البرمجيات: يشيع استخدام كانبان في تطوير البرمجيات لتنظيم العمل في مشاريع البرمجيات. ويستخدم المطورون لوحات كانبان لتتبع المهام مثل تطوير الميزات وإصلاح الأخطاء ومراجعات التعليمات البرمجية.

• عمليات تكنولوجيا المعلومات: تستخدم فرق تكنولوجيا المعلومات كانبان لتبسيط تشغيل أنظمة تكنولوجيا المعلومات وإدارة تذاكر الحوادث والتحديثات وتقديم خدمات تكنولوجيا المعلومات.

• دعم العملاء: تستخدم فرق دعم العملاء كانبان لتتبع طلبات العملاء ومشاكلهم. يمكن تتبع المهام من الطلب إلى المعالجة إلى الحل على لوحة كانبان.

• التسويق وإنشاء المحتوى: تستخدم فرق التسويق كانبان لتخطيط وتتبع الحملات التسويقية وإنشاء المحتوى وأنشطة وسائل التواصل الاجتماعي.

• إدارة المشاريع: يمكن استخدام كانبان في مختلف المشاريع والصناعات لتتبع تقدم المشروع وتعيين المهام وتبسيط سير العمل.

• التصنيع والإنتاج: في مجال التصنيع، يُستخدم كانبان على نطاق واسع لإدارة تدفق المواد وكفاءة الإنتاج. تم تطوير "مبدأ كانبان" في الأصل في صناعة السيارات.

• إدارة الموارد البشرية: يمكن لفرق الموارد البشرية استخدام "كانبان" لإدارة عملية التوظيف، بدءاً من توظيف المرشحين إلى التوظيف.

• إدارة اللوجستيات وسلسلة التوريد: يمكن استخدام كانبان في الخدمات اللوجستية وإدارة سلسلة التوريد لإدارة تدفق البضائع والمخزون.

• التعليم: يمكن للمدرسين والمؤسسات التعليمية استخدام كانبان في تخطيط المناهج الدراسية وتتبع الواجبات للطلاب وتبسيط عملية التعلم.

• الرعاية الصحية: يمكن للمستشفيات والمرافق الطبية استخدام كانبان لتتبع سجلات المرضى وخطط العلاج وإدارة الموارد.

بشكل عام، يمكن استخدام كانبان في أي صناعة تقريبًا وفي فرق العمل والمؤسسات المختلفة لتحسين عملية العمل وزيادة الكفاءة وجعل العمل أكثر شفافية.

كيف تدعم BeeWaTec طريقة كانبان

تدعم شركة BeeWaTec طريقة كانبان بطرق ملموسة من خلال تقديم مواد تشغيل مطورة خصيصًا من نظام أرفف الأنابيب الخاص بها:

• السبورة البيضاء ولوحات كانبان: من خلال نظام أرفف الأنابيب من G.S. ACE من BeeWaTec، يمكن تنفيذ السبورات البيضاء ولوحات كانبان بسهولة وسرعة. تسمح هذه اللوحات للشركات بتصور عملية العمل وتتبع المهام وعرض مخزون المواد بشفافية - وجميعها جوانب مهمة في طريقة كانبان.

• رفوف التدفق: تقدم BeeWaTec رفوف التدفق المثالية لتنفيذ كانبان في الإنتاج. تسمح هذه الرفوف بتخزين المواد واسترجاعها بسهولة وتضمن التدفق المستمر للمواد، وهو مبدأ أساسي في طريقة كانبان.

• محطات عمل التجميع: تقوم شركة BeeWaTec بتصميم محطات عمل التجميع المصممة خصيصًا لتلبية احتياجات الإنتاج المرن وطريقة كانبان. تم تصميم محطات العمل هذه لدعم التجميع الفعال والتشغيل السلس لأنظمة كانبان.

• التكيف المرن: توفر BeeWaTec إمكانية تكييف معدات التشغيل بمرونة مع المتطلبات المحددة للشركات. وهذا يتماشى مع طريقة كانبان المرنة، حيث يمكن تكييف موارد التشغيل مع المتطلبات المتغيرة.

من خلال توفير موارد التشغيل المتخصصة هذه وإمكانية التكيف المرن، تساعد شركة BeeWaTec الشركات على تنفيذ طريقة كانبان بنجاح في عمليات الإنتاج الخاصة بها. ويساعد ذلك على تحسين تدفق المواد وزيادة القيمة وتحسين الكفاءة، وهو ما يتماشى بدوره مع أهداف طريقة كانبان، خاصةً في سياق مبدأ تويوتا للإنتاج المرن/كايزن.

يمكنك أيضًا الاطلاع على شريكنا KanbanBOX. فهي متخصصة في تنفيذ نظام كانبان الإلكتروني المبتكر في جميع أنحاء سلسلة التوريد بأكملها.

الخاتمة والنظرة المستقبلية

بشكل عام، ستلعب كانبان دوراً مهماً في عالم الأعمال الذي يتسم بالتغيير والمنافسة والحاجة إلى إرضاء العملاء. فهو يوفر للمؤسسات الأدوات والمبادئ اللازمة للعمل بكفاءة أكبر والاستجابة لتحديات اليوم. يمكّن كانبان الفرق والمؤسسات من زيادة المرونة والقدرة على التكيف مع زيادة رضا العملاء إلى أقصى حد.

فيما يلي بعض التحديات التي تواجهها الشركات وكيف يساعد كانبان في ذلك:

• التغيير السريع: تتغير الأسواق ومتطلبات العملاء بسرعة. تحتاج الشركات إلى أن تكون مرنة وقادرة على التكيف بسرعة. يتيح كانبان إمكانية تعديل إجراءات العمل باستمرار للاستجابة للتغيير.

• المنافسة: المنافسة في العديد من الصناعات شديدة. تحتاج الشركات إلى العمل بكفاءة أكبر للحفاظ على قدرتها التنافسية. يساعد كانبان على تحسين تدفق العمل وتقليل الهدر.

• التركيز على العملاء: العملاء لديهم توقعات عالية للمنتجات والخدمات. يؤكد كانبان على تقديم القيمة للعملاء ويساعد على التركيز على احتياجاتهم.

• التحول الرقمي: تحتاج الشركات إلى التكيف مع بيئات العمل الرقمية. يمكن دمج كانبان بسهولة مع الأدوات الرقمية لتعزيز التعاون والشفافية في فرق العمل الافتراضية.

• التعقيد: غالباً ما تصبح المشاريع وإجراءات العمل أكثر تعقيداً. يوفر كانبان تصوراً واضحاً وهيكلة واضحة لإدارة التعقيد والبقاء على رأس الأمور.

• زيادة الكفاءة: تتطلع الشركات إلى زيادة الكفاءة وتحقيق أفضل استخدام للموارد. يتيح كانبان إمكانية تحسين عملية العمل وتقليل الاختناقات.

• التحسين المستمر: تظل الحاجة إلى التحسين المستمر قائمة من أجل تحسين العمليات وتقليل التكاليف. يعزز كانبان ثقافة التحسين المستمر هذه.